Acerca de los presupuestos blandos
Los presupuestos flexibles establecen objetivos de gasto sin aplicar límites. Cuando el gasto supera el presupuesto, los administradores de facturación y los propietarios de empresas reciben notificaciones por correo electrónico, pero el uso continúa sin interrupciones.
Los presupuestos suaves son especialmente útiles cuando:
- Estás empezando a gestionar costos en múltiples productos o SKU
- Quiere visibilidad antes de aplicar restricciones.
- Espera que el uso fluctúe mientras los equipos adoptan nuevas características
Si necesita controlar o limitar estrictamente el gasto para productos específicos, puede ser más adecuado un presupuesto duro.
1. Estimación de las necesidades presupuestarias
Antes de establecer un presupuesto flexible, realice una estimación aproximada de los costos esperados. Esto no necesita ser preciso: el objetivo es establecer una línea base que pueda refinar con el tiempo. Tenga en cuenta los pasos siguientes:
- Revise el uso actual de licencias y productos medidos. Consulta Recopilación de información sobre los gastos y Visualización del uso de productos medidos y licencias.
- Identifique los próximos proyectos o iniciativas que puedan aumentar el uso.
- Calcule los costos estimados en función de los patrones de uso y los cambios previstos.
- Decida un importe presupuestado que proporcione cierta flexibilidad por encima de los costos estimados para adaptarse a picos de uso inesperados.
2. Establecer un presupuesto flexible
Para establecer un presupuesto para su empresa u organización, consulte Configuración de presupuestos para controlar el gasto en productos medidos.
Al crear el presupuesto, deje Detener el uso cuando se alcance el límite presupuestado sin marcar. Esta opción hace que el presupuesto sea "flexible": usted recibirá alertas cuando se supere el límite, pero no se limitará el uso.
3. Revisar y ajustar el presupuesto
Después de establecer un presupuesto flexible, es importante supervisar periódicamente el gasto para asegurarse de que se alinea con los objetivos de presupuesto. Puede ver los presupuestos en la parte superior de la página "Presupuestos y alertas".
Después de un ciclo de facturación, revise las alertas de presupuesto y ajuste el importe del presupuesto si es necesario. A medida que obtenga confianza en los patrones de gasto, puede decidir si los productos requieren controles más estrictos. Si es así, edite el presupuesto y habilite la opción Detener uso cuando se alcance el límite de presupuesto para convertirlo a un presupuesto duro.